Datenschutz Gremienarbeit

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie gemäß der ab dem 25. Mai 2018 geltenden Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns sowie über die Ihnen zustehenden Rechte.

Diese Hinweise werden, soweit erforderlich, aktualisiert und auf der Homepage der Verbandsgemeinde Landau-Land veröffentlicht. Dort finden Sie auch die Datenschutzhinweise für Besucher unserer Homepage.

1. Verantwortlicher

Verbandsgemeindeverwaltung Landau-Land

An 44 Nr. 31

76829 Landau

E-Mail: cknoll@landau-land.de

Tel.: 06341/143-113

2. Kontaktdaten Datenschutzbeauftragter

Verbandsgemeindeverwaltung Landau-Land

-Datenschutzbeauftragter-

An 44 Nr. 31

76829 Landau

E-Mail: datenschutz@landau-land.de

Tel.: 06341/143-112

3. Betroffene Personen

Mitglieder der Verbandsgemeindegremien

4. Kategorien personenbezogener Daten

Folgende Kategorien personenbezogener Daten werden verarbeitet:

Adressdaten einschl. E-Mail-Adressen und Telefon-nummer

5. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Verbandsgemeindeverwaltung Landau-Land verarbeitet personenbezogene Daten zum Zweck der Gremienarbeit (Einladung zu Sitzungen, Zugriff der Gremienmitglieder auf das Gremieninformationssystem, etc.).

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist Artikel 6 Absatz 1 e) der EU-DSGVO in Verbindung mit Kommunalwahlgesetz Rheinland-Pfalz, Landkreisordnung Rheinland-Pfalz, ggf. in Verbindung mit Gemeindeordnung Rheinland-Pfalz, Hauptsatzung der Verbandsgemeinde Landau-Land, Geschäftsordnung des Verbandsgemeinderates der Verbandsgemeinde Landau-Land. Gelegentlich erfolgt die Verarbeitung auch aufgrund erteilter Einwilligungserklärungen.

6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Innerhalb der Verbandsgemeindeverwaltung: Sitzungsdienst, ggf. Fachabteilungen bei Bedarf nach Rücksprache

7. Übermittlung an Drittland

Es erfolgt keine Übermittlung von Daten an ein Land außerhalb des Geltungsbereichs der DS-GVO.

8. Dauer der Speicherung

Die Löschung der gespeicherten personenbezogenen Daten erfolgt ein Jahr nach Ende der Wahlperiode, in der die ehrenamtliche Gremientätigkeit endet.

9. Betroffenenrechte

Jede von einer Datenverarbeitung betroffene Person hat nach der Datenschutz-Grundverordnung

insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten und deren Verarbeitung (Art. 15 DS-GVO)

• Recht auf Berichtigung, soweit sie betreffende Daten unrichtig oder unvollständig sind (Art. 16 DS-GVO)

• Recht auf Löschung der zu ihrer Person gespeicherten Daten, soweit eine der Voraussetzungen nach Art. 17 DS-GVO zutrifft. Art. 17 Abs. 3 DS-GVO enthält Ausnahmen vom Recht auf Löschung z. B. zur Erfüllung rechtlicher Speicherpflichten, für öffentliche Archivzwecke, statistische Zwecke sowie zur Durchsetzung von Rechtsansprüchen.

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO, insbesondere

- soweit die Richtigkeit der Daten bestritten wird, für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit;

- wenn die Daten unrechtmäßig verarbeitet werden, die betroffene Person aber statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung verlangt;

- wenn die betroffene Person die Daten zur Geltendmachung oder Ausübung von Rechtsansprüchen oder zur Verteidigung gegen solche benötigt und deshalb nicht gelöscht werden können, oder

- wenn bei einem Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DS-GVO noch nicht feststeht, ob die berechtigten Interessen des Verantwortlichen gegenüber denen der betroffenen Person überwiegen.

• Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DS-GVO gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten aus persönlichen Gründen, soweit kein zwingendes öffentliches Interesse an der Verarbeitung besteht, das den Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegt, oder der Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

10. Beschwerderecht

Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, wenn sie der Ansicht ist, dass ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden

Die Beschwerde richten Sie bitte an:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34

55116 Mainz, Telefon: +49 (0) 6131 208-2449,
Telefax: +49 (0) 6131 208-2497,
E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de

Stand dieser Information: 06.09.2019

Nutzung der Meeting- und Webinarsoftware Zoom

Gegenstand der Verarbeitung:

Online-Meetings, Online-Seminare, Online-Gremiensitzungen und Telefonkonferenzen

1. Verantwortlicher

Verbandsgemeindeverwaltung Landau-Land

An 44 Nr. 31

76829 Landau

E-Mail: cknoll@landau-land.de

Tel.: 06341/143-113

2. Kontaktdaten Datenschutzbeauftragter

Verbandsgemeindeverwaltung Landau-Land

-Datenschutzbeauftragter-

An 44 Nr. 31

76829 Landau

E-Mail: datenschutz@landau-land.de

Tel.: 06341/143-112

3. Anbieter
Wir nutzen den Videokonferenzdienst Zoom, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen oder Online-Seminare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat. Wir betreiben „Zoom“ nicht selbst. Die Server werden von Connect4Video GmbH (C4V), Rüsselsheim, der Dienste für Videokommunikation anbietet und bei der Bundesnetzagentur als Betreiber öffentlich zugänglicher Telekommunikationsdienste gemeldet ist, im Rahmen ihres Produktes „easymeet24“ betrieben.

4. Verantwortlicher
Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von „Online-Meetings“ steht, ist die Verbandsgemeinde Landau-Land. Mit C4V - easymeet24 haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von Zoom aufrufen, ist der Anbieter von Zoom für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Zoom jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von Zoom herunterzuladen.

Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben.

Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über einen Internetbrowser nutzbar.

5. Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende Arten von Daten sind Gegenstand der Auf tragsverarbeitung

•  Angaben zum Benutzer: Kommunikationsdaten (Name, wie vom Nutzer eingegeben) – Übertragung in die USA
• Meeting-Metadaten (Verkehrs- und Mediendaten): Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen, Verwendungen wie: Zeiten der Einwahl, der Verwendung der Kamera, des Mikrophons, des Chats, … der Beendigung. – Übertragung in die USA
• Bei Aufzeichnungen (optional): Textdatei des Online-Meeting-Chats.
• Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden. Auf die Einwahl per Telefon sollte neben der Videokonferenz verzichtet werden. Eine Einwahl mit dem Telefon führt zu dem Warteraum. Der Host muss das Gespräch in die Konferenz einbinden.
• Text-, Audio- und Videodaten: Text-, Audio- und Videodaten werden nicht in die USA übertragen. Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen. Text-, Audio- und Videodaten werden nicht in die USA übertragen, da wir C4V - easymeet24 mit dem hosten von „Zoom“ beauftragt haben. Der Datenfluss und das Speichern erfolgt auf drei Servern von easymeet24, die in Europa (Deutschland, Österreich, Schweiz) stehen.
• Meeting-Metadaten: Der Auftragsverarbeiter C4V - easymeet24 ist berechtigt, Daten an Zoom Video Communications, lnc., 55 Almaden Blvd, Suite 600, San Jose, CA 95113, Vereinigte Staaten von Amerika / USA zu übermitteln. Die Weitergabe dieser Daten erfolgt im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsverhältnisses zwischen C4V - easymeet24 als Auftragsverarbeiter und Zoom als Unterauftragsverarbeiter. Ein angemessenes Schutzniveau für die Datenübermittlung in ein Drittland wird durch die Einbeziehung von Standardvertragsklauseln in dem Vertrag angestrebt. Zudem werden nur diejenigen Daten in die USA übertragen, welche für die Vertragsdurchführung zwingend notwendig im Sinne des Artikel 49 Absatz 1 Buchstabe d) i.V.m. Absatz 5, §§ 68 SGB VIII und 77 SGB X DSGVO sind. Die Metadaten, die Namen der Teilnehmer werden in die USA übermittelt. Trotz abgeschlossener Standartvertragsklausel zwischen C4V - easymeet24 und Zoom ZOOM können sie kein angemessenes Datenschutzniveau im Sinne der Verordnung (EU) 2016/679 bieten, insbesondere wegen der unkontrollierten Weitergabe an US-Behörden.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen. Wenn Sie der Verbandsgemeinde Landau-Land gegenüber Ihre Identität nachgewiesen haben, dann können Sie in der Konferenz ein Pseudonym, eine Funktionsbezeichnung oder den Vornamen verwenden.

6. Umfang der Verarbeitung

• Wir verwenden „Zoom“ um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wir zeichnen Online-Meetings nicht auf.
• Wir protokollieren Chats nicht.
• Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

7. Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Die Verbandsgemeindeverwaltung Landau-Land verarbeitet personenbezogene Daten zum Zweck der Gremienarbeit (Einladung zu Sitzungen, Zugriff der Gremienmitglieder auf das Gremieninformationssystem, etc.).

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist Artikel 6 Absatz 1 e) der EU-DSGVO in Verbindung mit Kommunalwahlgesetz Rheinland-Pfalz, Landkreisordnung Rheinland-Pfalz, ggf. in Verbindung mit Gemeindeordnung Rheinland-Pfalz, Hauptsatzung der Verbandsgemeinde Landau-Land, Geschäftsordnung des Verbandsgemeinderates der Verbandsgemeinde Landau-Land. Gelegentlich erfolgt die Verarbeitung auch aufgrund erteilter Einwilligungserklärungen.

Grundsätzlich bestehe nach § 77 SGB X ein Recht zur Datenweitergabe. Ausgenommen hiervon sind nur Daten, die unter den besonderen Vertrauensschutz des § 65 SGB VIII fallen. Darunter sind nur personenbezogene Informationen zu verstehen. Diese sind nicht Gegenstand der Videokonferenzen.

8. Empfänger/Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Text-, Audio- und Videodaten werden von dem Auftragnehmer C4V - easymeet24 in Europa gespeichert. Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den Meeting- (Name) und Metadaten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages von easymeet24 mit dem Unterauftragsnehmer Zoom“ vorgesehen ist.

9. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen
 Union
„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Meetingdaten: Name sowie der Metadaten findet damit auch in einem Drittland statt. Text-, Audio- und Videodaten verbleiben in Europa.

10. Betroffenenrechte

Jede von einer Datenverarbeitung betroffene Person hat nach der Datenschutz-Grundverordnung

insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten und deren Verarbeitung (Art. 15 DS-GVO)

• Recht auf Berichtigung, soweit sie betreffende Daten unrichtig oder unvollständig sind (Art. 16 DS-GVO)

• Recht auf Löschung der zu ihrer Person gespeicherten Daten, soweit eine der Voraussetzungen nach Art. 17 DS-GVO zutrifft. Art. 17 Abs. 3 DS-GVO enthält Ausnahmen vom Recht auf Löschung z. B. zur Erfüllung rechtlicher Speicherpflichten, für öffentliche Archivzwecke, statistische Zwecke sowie zur Durchsetzung von Rechtsansprüchen.

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO, insbesondere

- soweit die Richtigkeit der Daten bestritten wird, für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit;

- wenn die Daten unrechtmäßig verarbeitet werden, die betroffene Person aber statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung verlangt;

- wenn die betroffene Person die Daten zur Geltendmachung oder Ausübung von Rechtsansprüchen oder zur Verteidigung gegen solche benötigt und deshalb nicht gelöscht werden können, oder

- wenn bei einem Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DS-GVO noch nicht feststeht, ob die berechtigten Interessen des Verantwortlichen gegenüber denen der betroffenen Person überwiegen.

• Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DS-GVO gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten aus persönlichen Gründen, soweit kein zwingendes öffentliches Interesse an der Verarbeitung besteht, das den Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegt, oder der Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

11. Einwilligung:
Durch Ihre Teilnahme an dem Online-Meeting erklären Sie sich mit der Verarbeitung folgender personenbezogenen Meetingdaten: Name und IP-Adresse sowie der Metadaten auch in den USA sowie der Verarbeitung der Text-Audio und Videodaten auf den Servern von easymeet24 in Europa einverstanden.

12. Beschwerderecht

Jede betroffene Person hat das Recht auf Beschwerde beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, wenn sie der Ansicht ist, dass ihre personenbezogenen Daten rechtswidrig verarbeitet werden

Die Beschwerde richten Sie bitte an:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Hintere Bleiche 34

55116 Mainz, Telefon: +49 (0) 6131 208-2449,
Telefax: +49 (0) 6131 208-2497,
E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de

Stand dieser Information: 12.02.2021